Automatyzacja jest jednym z gorących tematów w rekrutacji i szeroko pojętym HRze, a dyskusje o niej wywołują spore emocje. Uczestnicy dyskusji moderowanej przez Jacka Krajewskiego podczas warszawskiego ROC day przyznali, że zetknęli się przynajmniej z jednym artykułem na ten temat.

 

Zanim przejdziemy do wskazówek odnośnie wprowadzania automatyzacji przez działy HR, odpowiedzmy sobie szybko na zasadnicze pytanie. Czym właściwie jest automatyzacja?

 

Automatyzacja – znaczne ograniczenie lub zastąpienie (proces zastępowania) ludzkiej pracy fizycznej i umysłowej przez pracę maszyn działających na zasadzie samoregulacji i wykonujących określone czynności bez udziału człowieka (czyli samoczynnych).

 

Źródło: Wikipedia

 

Przykłady automatyzacji mogą więc być wyjątkowo proste, np. wprowadzenie automatycznych odpowiedzi do kandydatów aplikujących do firmy, do bardziej skomplikowanych, jak wykorzystanie chatbota do odpowiadania na pytania kandydatów odwiedzających stronę karier.

 

DOS: jak automatyzować z głową?

 

Automatyzacja to nie lekarstwo na wszystkie bolączki działu rekrutacji czy HR. Nie każda firma skorzysta na tego rodzaju rozwiązaniach, nie w każdym przypadku są one opłacalne.

 

  • Mapowanie procesu – absolutnie pierwszym krokiem do wdrożenia automatyzacji jest wykonanie mapy procesu. Pamiętajmy o realistycznym oddaniu procesu – to ćwiczenie nie jest miejscem na tworzenie “listy życzeń”.

 

  • Zdiagnozuj potrzebę – odpowiednia mapa procesu powinna szybko podsunąć odpowiedź na pytanie czy i jaki element procesu warto automatyzować. Będą to elementy powtarzalne w odniesieniu do (niemal) wszystkich kandydatów, a jednocześnie wymagające sporo czasu rekrutera. Przykładem może być wdrożenie chatbota przez firmę Budimex. Kandydaci mogą zadawać pytania odnośnie pracy poza standardowymi godzinami pracy działu HR, a sam dział zyskuje cenny czas potrzebny na zadbanie o candidate experience na późniejszych etapach procesu.

 

  • Zastanów się jaka jest grupa docelowa – nie każdą grupę docelową łatwo jest przekonać do stosowania tych samych rozwiązań. Dyrektora, czy managera wysokiego szczebla trudniej będzie namówić do skorzystania z chatbota. Pamiętajmy jednak, by nie operować tu wyłącznie na własnych przekonaniach! W razie jakichkolwiek wątpliwości zwróćmy się z pytaniami bezpośrednio do naszej grupy docelowej.

 

  • Automatyzuj czynności powtarzalne i proste – w tym wypadku automatyzacja spotka się z ciepłym przyjęciem przez zespół, a to podstawa sukcesu! Tego rodzaju rozwiązania powinny przede wszystkim zapewnić działowi rekrutacji i HR łatwe wykonywanie codziennych obowiązków i oszczędność czasu, który można przeznaczyć na bardziej złożone procesy i budowanie relacji z kandydatami.

 

DON’TS: czego unikać automatyzując procesy HR?

 

  • Nie automatyzuj procesów, które służą budowaniu relacji – część firm świadomie rezygnuje z automatyzacji, żeby dodać trochę human touch do procesu i podkreślić indywidualne podejście do kandydata.

 

  • Zwróć uwagę na koszt wdrożenia i on-boardingu – jeśli koszt automatyzacji procesu przekracza korzyści, jakie może ona przynieść, przedsięwzięcie jest skazane na porażkę. Załóżmy na przykład, że korzystasz z systemu ATS, który pozwala automatycznie udostępnić CV wybranych kandydatów klientowi. Wielu klientów nie umie skorzystać z tego narzędzia, zarówno Ty jak i klient musicie więc poświęcić sporo czasu na wdrożenie. Korzyść jest jednak niewielka i wygrywają stare przyzwyczajenia (“i tak proszę mi to wysłać na maila”).

 

  • Nie ufaj w pełni automatom – upewnij się, że automat / algorytm automatyzujący jest dobrze skonfigurowany. Jeśli jego działanie jest oparte na danych historycznych, powinny one zostać odpowiednio przygotowane. Spore kontrowersje wywołała informacja o narzędziu do rekrutacji stworzonym przez Amazon, które bazując na danych historycznych faworyzowało mężczyzn przy wyborze kandydatów na stanowiska techniczne. Problemy zdarzyć się mogą jednak nawet przy wdrożeniu prostych narzędzi jak automatyczna segregacja CV w systemie ATS. Przy niestandardowo opisanym CV najbardziej wartościowy kandydat może trafić do puli odrzuconych kandydatów.

 

Automatyzacja ma oczywiście plusy i minusy. Powinna stanowić ułatwienie, a nie barierę. Ma być dodatkiem do pracy ludzkiej, a nie kompletnie ją zastąpić. Pamiętajmy więc o tym, że w niektórych wypadkach należy dać użytkownikom wybór. Może się okazać, że krótka rozmowa z prawdziwym człowiekiem pozwoli szybko załatwić konkretną sprawę, a kandydatowi da poczucie komfortu.

 

Podsumowanie dyskusji z #ROCday Warszawa 2019

Ten wpis stanowi podsumowanie dyskusji na temat automatyzacji procesów rekrutacyjnych i HRowych, którą poprowadził Jacek Krajewski z Emplocity. Dyskusja była częścią ścieżki “inspiracje”, która przybliża uczestnikom tematy ważne w rekrutacji, ale niekoniecznie bezpośrednio z nią związane.

 

WYDARZENIE #ROCDAY WARSZAWA ZORGANIZOWALIŚMY DZIĘKI WSPARCIU: